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15 trucos de Microsoft Word para aumentar la productividad

Te ayudarán a ahorrar tiempo y paciencia

11 de diciembre de 2016 12:26 pm

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La mayoría de los trabajadores, así como los estudiantes de todos los niveles, deben trabajar con Microsoft Word de un momento a otro. Aunque casi todos conocen las utilidades y funciones básicas, existen numerosos atajos y herramientas que te ayudarán a ganar tiempo y sentirte un verdadero experto en esta plataforma. ¡Descúbrelos a continuación!

1. Selección rápida

Para seleccionar un párrafo entero, realiza tres clics rápidos en cualquier parte de este, mientras que presionar Ctrl + clic en una frase la seleccionará en su totalidad. Además, puedes seleccionar un rectángulo de texto presionando Alt y luego extendiendo el cursor.

2. Para crear una línea horizontal que divida el texto, digita tres guiones “---” y luego presiona Enter. Para eliminarla, haz clic en cualquier parte del texto que está arriba de la barra, ve a “Bordes” y elimina el “Borde inferior”.

3. Utiliza el Pincel de formato, o “Copiar formato”, para aplicar rápidamente un formato particular a una selección de texto.

4. Generar texto para pruebas

Digita =rand(8,10) y luego presionar Enter hará que se genere texto aleatorio que puedes usar para probar formato, fuentes, configuración de página, etc.El primer número entre paréntesis define el número de párrafos, mientras que el segundo determina la longitud de los párrafos. La opción “rand” generará texto en tu idioma, mientras que si en su lugar escribes “lorem” obtendrás el “Lorem Ipsum” texto en latín utilizado por los diseñadores gráficos para experimentar con formatos sin preocuparse por el contenido del texto.

5. Aumentar o disminuir el tamaño de la letra

Para aumentar el tamaño de letra rápidamente, selecciona el texto y presiona “Ctrl + Shift + <”, mientras que “Ctrl + <” tendrá el efecto contrario.

6. Dividir el documento en dos

Si estás editando textos muy extensos, puede ser muy útil generar dos copias del mismo documento que puedas abrir al mismo tiempo. Para ello, solo tienes que ir a “Vista” y hacer clic en “Dividir”. Una vez que quieras revertir esta acción, selecciona “Quitar división”.

7. Navegación rápida

Si quieres navegar rápidamente dentro del documento, emplea el atajo “Shift + F5”, que permite ir al último lugar que se editó. Además, sirve para moverse rápidamente por los últimos tres o cuatro lugares que se editaron recientemente.

8. Cortar y pegar distintos textos e imágenes a la vez

“Spike” es una utilidad de Word similar al Portapapeles que puede mantener varios datos, imágenes y textos a la vez, sin eliminar el dato anterior cada vez que “cortas” algo nuevo. Para utilizarla, lo único que tienes que hacer es seleccionar el texto, la imagen o cualquier otro elemento que desees agregar a Spike. Luego presiona el atajo Ctrl + F3. Los datos seleccionados se transportarán a Spike, saliendo de su lugar original. Luego selecciona otros datos y presiona Ctrl + F3 nuevamente, y así sucesivamente, hasta que hayas seleccionado todos los datos que te interesa pegar en otra parte.

Los datos seleccionados no tienen por qué ser todos del mismo documento. Una vez terminado este paso, selecciona con el cursor donde quieras que se peguen todos los datos y presiona Ctrl + Shift + F3. Allí aparecerá toda la información que has cortado.

Recuerda que solo puedes pegar estos datos una única vez, ya que una vez empleado el atajo Ctrl + Shift + F3 todos los datos serán trasladados a un nuevo lugar, por lo que serán eliminados de Spike.

9. Escribir en cualquier parte del documento

Si quieres escribir una palabra al inicio y otra al final de la hoja, no es necesario presionar la barra espaciadora eternamente. En su lugar, haz doble clic en la parte de la página donde quieras ingresar texto, ¡y listo!

10. Proteger un documento con contraseña

Evita lecturas o modificaciones no deseadas protegiendo tu documento con contraseña: ya que puedes establecer una tanto para la apertura del documento como para su edición.

Abre un documento de Word ya existente o crea uno nuevo. La contraseña se crea en al momento de guardar el documento. Si quieres establecer una contraseña en un documento que ya has guardado, haz clic en “Guardar como”. Luego dirígete al menú “Herramientas” que se despliega al lado del botón de “Guardar” y haz clic en “Opciones Generales”, donde te aparecerá una nueva ventana en la que puedes ingresar dos contraseñas, de “apertura” y de “escritura”.

11. Crea columnas de distinto tamaño

Si quieres que tu texto se asemeje al de una revista o periódico, es fácil hacerlo creando un texto formado por dos o más columnas. Sin embargo, no todo el mundo sabe que se puede dejar una columna más corta y pasar a la siguiente, sin tener que completarla totalmente.

Para ello, crea un documento o abre uno que ya tenga columnas. Luego, dirige el cursor hacia donde quieras dividir el texto en columnas. Ingresa a la pestaña “Diseño de página”. En “Configurar página” ve al ícono “Saltos”. Se desplegará un menú con diversas opciones de saltos, del que debes seleccionar “Columna”. Word insertará un salto de columna, que te permitirá seguir escribiendo en la siguiente.

12. Numeración de páginas

Incorporar un encabezado o pie de página para numerar las páginas del documento es muy sencillo. Sin embargo, en algunas ocasiones los documentos tendrán una carátula que no precisa ser numerada, por lo que la mejor opción sería que se empiece a numerar a partir de la segunda página.

Es muy fácil: dirígete a la pestaña “Insertar”, luego “Número de página”, seleccionas la ubicación del número, y luego haz clic en la opción “Primera página diferente”.

13. Eliminar formato

Si has aplicado un determinado formato a un texto pero luego cambias de opinión, selecciona el texto en cuestión y presiona Ctrl + Barra espaciadora simultáneamente. Si el formato fue aplicado mediante un Estilo, digita Ctrl + Shift + N y el texto se revertirá al estilo original.

14. Pasar de mayúsculas a minúsculas

Además de poder pasar a mayúsculas en un clic, la opción "Cambiar mayúsculas y minúsculas", te da la opción de poner en mayúsculas una letra de cada palabra o la primera de cada oración.

Selecciona la palabra o palabras que quieres modificar (si es una sola palabra, simplemente pon el cursor sobre ella). Ve a la pestaña de inicio de Office, luego haz clic sobre “Aa.” Se desplegará una lista con 5 opciones: Mayúsculas al inicio de cada frase, Mayúsculas, Primera letra de cada palabra en mayúsculas e Invertir mayúsculas/minúsculas. Elige el formato que te convenga.

Otro procedimiento aún más fácil es seleccionar el texto en cuestión y presionar Shift + F3 hasta obtener el formato deseado.

15. Disminuir la resolución de las imágenes

Si quieres guardar o enviar un documento con imágenes pero estas pesan demasiado, debes ir a la pestaña “Formatos”, y allí elegir “Comprimir imágenes”. Luego puede optar entre diferentes resoluciones y comprimir todas las fotos de un documento o solo algunas.

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